Zapnite kameru a zahrajte si s kolegami online hru. Sedem aj prekvapivých rád vedcov k téme virtuálnych pracovných tímov

Zažívame mimoriadnu situáciu, a ak máte kancelársky typ práce, toto pravdepodobne čítate z domu. Práca na diaľku je vnímaná kontroverzne a súčasný pohľad na ňu skresľujú aktuálne okolnosti, napríklad to, že je pre mnohých nová, vynútená, a že na ňu doma nemáme vždy ideálne podmienky. Preto je dobré pozrieť sa na vedecké výskumy z obdobia pred pandémiou, ktorých rady dnes môžu pomôcť. 

Autorka je doktorandka na Fakulte managementu Univerzity Komenského, venuje sa projektovému riadeniu, pracuje v IT

Úvod: Práca z domu vie byť efektívnejšia, ale naráža na mnoho úskalí

Podľa prieskumu z roku 2016 malo už vtedy 85 % pracujúcich v rozvinutých krajinách skúsenosti s prácou vo virtuálnom tíme. Čiže v takom, kde je aspoň časť spolupracovníkov fyzicky na inom mieste a na prácu a komunikáciu na diaľku využívajú rôznu modernú techniku.

A predsa to bol pre väčšinu z nás šok, keď sme na jar 2020 boli nútení opustiť svoje pracoviská. Aj tí počítačovo gramotnejší museli spoznať nové digitálne nástroje a všetci sa museli prispôsobiť prelínaniu pracovného a rodinného času a priestoru.

Dnes už tušíme, že niektoré z týchto zmien budú trvalé, a práca z domu, kedysi vnímaná skôr ako privilégium, sa čochvíľa stane prirodzenou súčasťou našich pracovných životov. Prvotné skúsenosti z karantény ukazujú, že takýto pracovný režim neznamená nižšiu produktivitu, ba niektoré (aj slovenské) prieskumy tvrdia, že môže efektivitu zvýšiť.

Predsa sú však veci, ktoré sa na diaľku dobre robiť nedajú. V čom tkvie ten nepochybne zásadný rozdiel v spolupráci zoči-voči a cez počítač? Aká bude nová rovnováha medzi prácou na pracovisku a z domu a ako sa na ňu pripraviť?

Veda a výskum tieto otázky riešia od príchodu modernej informačno-komunikačnej techniky: teda oveľa dlhšie, než ich používanie vynútil či zintenzívnil covid-19. Tento článok pomenúva hlavné výzvy a úskalia virtuálnej spolupráce a ponúka ich možné riešenia tak, ako sa uvádzajú v odbornej literatúre. V závere tiež nájdete odporúčania na ďalšie čítanie o tejto téme.

1. Dôveru budujte v úvode projektu a osobne

Kľúčovým aspektom spolupráce medzi ľuďmi je dôvera. Ona je tým neviditeľným tmelom každého tímu, ktorý podnecuje otvorenú komunikáciu, vzájomnú podporu a ženie nás vpred k spoločným cieľom.

Vybudovať ju na diaľku bez osobného kontaktu je neľahká úloha, keďže, ako sa zdá, ju nadobúdame cez neformálne osobné interakcie, spontánne nepracovné rozhovory a časté stretnutia zblízka, ktoré je vo virtuálnom svete ťažké, až nemožné uskutočniť.

Štúdie naznačujú, že dôvera vybudovaná najmä v počiatku virtuálnej spolupráce má na výkon a súdržnosť tímu výrazný a dlhodobý vplyv. Ak chýba, ľudia nemajú takú chuť komunikovať, sú menej iniciatívni a voči kolegom menej empatickí či trpezliví. Objavujú sa nezhody v riešení spoločných úloh a vo výsledku trpia ľudia aj práca.

Výskumy ukazujú, že možným riešením je zvolať osobné stretnutie celého tímu na začiatku projektu. V korporáciách sa organizujú takzvané „kick-off“ schôdze, kde sa osobne stretne celý projektový tím, stanovia sa ciele, roly, nastaví sa komunikácia a rozdajú sa prvé úlohy.

Tieto úvodné stretnutia je kľúčové ponechať vo fyzickej forme a pridať im aj neformálny rozmer. Veľké medzinárodné firmy dobre vedia, prečo neváhali posielať kľúčových ľudí na „mítingy“ cez pol zemegule.

Čo v prípade, ak osobné stretnutie nie je možné? Využite možností digitálnej techniky, ktorá pomáha čo najvernejšie sprostredkovať osobný kontakt, a určite vždy uprednostnite videohovor pred telefonovaním a písaním.

V experimente, kde výskumníci porovnávali schopnosť vybudovať tímovú dôveru prostredníctvom osobného stretnutia, videokonferencie, hlasového hovoru a textových správ, dopadli výsledky výrazne v neprospech písanej komunikácie. Chýbajúce neverbálne zložky, ako sú mimika, reč tela, intonácia a farba hlasu, sú na budovanie dôvery dôležitejšie, než si môžu mnohí myslieť. Ak druhého nevidíme a nepočujeme, zostaneme voči nemu dlhšie nedôverčiví.

2. Motivácia funguje aj „pohľadom cez plece“

Štúdie poukazujú na to, že vzájomná fyzická blízkosť kolegov má pozitívny vplyv na prácu jednotlivca. Jednoducho nás baví pracovať viac vtedy, keď sme obklopení ľuďmi pohrúženými do práce (spomeňte si na otvorené kancelárie a letmé pohľady na monitory kolegov okolo seba).

Pracovný čas ľudí v spoločných priestoroch je plný neplánovaných náhodných stretnutí. Tie vedú k spontánnym rozhovorom, ktoré dávajú pocit spolupatričnosti, a sú plné neštruktúrovaných výmen aj pracovných informácií.

To sa pri virtuálnej spolupráci, pochopiteľne, vytráca. Ľudia sa musia viac spoliehať na svoje pocity a domnienky o práci kolegov, čo ľahšie vedie k nedorozumeniam a možným konfliktom.

Ešte vypuklejšie je to v situáciách, kde sedí časť tímu fyzicky spolu a zvyšní pracujú virtuálne. V takomto nastavení sa môže objavovať delenie na „my a oni“, kde virtuálni členovia tímu môžu získať pocit, že sú odstrčení na vedľajšiu koľaj.

Riešením je hľadať spôsoby, ako zostať v aktívnom kontakte aj bez fyzickej blízkosti. Digitálna technika tieto problémy riešiť vie. Na spontánnu komunikáciu sa dajú využiť rôzne četovacie aplikácie či vnútrofiremné obdoby sociálnych sietí, ako sú Workplace a Yammer.

Niektorí zas skúmajú možnosti nepretržitých videospojení. Napríklad firma Slido má takto zriadený nonstop videomost medzi viacerými svojimi pracoviskami na Slovensku aj v zahraničí.

Firmy ako Sococo alebo Pragli ponúkajú „virtuálne kancelárie“, kde vidíte, kto čo robí: kolegovia akoby sedia spolu v miestnostiach, kam môžete niekoho pozvať „prisadnúť si“, čo pôsobí prívetivejšie, ako poslať e-mailom žiadosť o videohovor.

3. Vytvorte mix virtuálnej a osobnej komunikácie