Denník N

Prečo sa niektorí ľudia cítia na hybridných poradách nedocenení a čo s tým robiť

Foto – Simona Princová
Foto – Simona Princová
  • Čo robiť, aby hybridné porady nerozbili firemnú kultúru a pracovnú morálku a aby sa na nich všetci cítili rovnocenní?
  • Čo robiť, ak sa v miestnosti rozvíri vášnivá diskusia, do ktorej sa ľuďom pripojeným online len veľmi ťažko zapája? 
  • Prečo sa treba vyvarovať bočných konverzácií v miestnosti a aké sú riziká situačného humoru či humorných poznámok?

Autorka pracuje v spoločnosti Slido, kde má na starosti blog a obsahový marketing

Tak ako bola v minulosti normálom porada, na ktorej sedeli všetci zúčastnení v jednej miestnosti, tak bude v budúcnosti najčastejším formátom takzvaný hybridný míting.

Časy, keď bol na porade každý pripojený online vo svojej spálni alebo kuchyni a v centrále firmy bol len vrátnik, sú už minulosťou. Ľudia sa po uvoľnení opatrení vrátili späť do kancelárií, väčšina však iba čiastočne. Podľa odhadov nedávnej štúdie spoločnosti Cisco budú mať prakticky všetky (98 %) firemné mítingy aspoň jedného účastníka, ktorý sa na poradu pripojí z domu či iného miesta práce.

Ľudia si zvykli na flexibilitu a znížené výdavky, ktoré práca z domu so sebou prináša. Bloomberg dokonca uvádza, že takmer polovica amerických pracovníkov z generácie mileniálov a generácie Z by premýšľala nad výpoveďou, ak by ich zamestnávateľ nepodporoval prácu z domu.

Sme v novej situácii a musíme sa rýchlo preprogramovať na hybridný model, ktorý má okrem mnohých výhod aj niekoľko rizík a výziev.

Jednu z najväčších predstavuje zachovanie rovnosti šancí na zapojenie sa do debaty počas mítingov pre ľudí, ktorí sa na poradu pripájajú online.

V manažérskej teórii sa najmä počas pandémie začalo hovoriť, že samozrejmosťou sa musí stať pravidlo „remote first“.  No v praxi nám zatiaľ len začína dochádzať, aké je to zložité.

Tento článok je o tom, čo nás čaká v hybridnom svete a čo nás o správnom vedení hybridných mítingov naučila doterajšia prax.

Ako hybridný svet ovplyvní porady?

Keď hovoríme o hybridnom mítingu, máme na mysli stretnutie, na ktorom sa nachádzajú dva typy účastníkov – tí, ktorí sú fyzicky spolu v miestnosti (napríklad v zasadačke), a tí, ktorí sa na stretnutie pripájajú online z domu (alebo z iného miesta, odkiaľ pracujú).

Už pred pandémiou mnohé firmy podporovali prácu z domu aspoň čiastočne; iné sa prostredníctvom videohovorov spájali s pobočkami v iných mestách či krajinách. Čo sme však kedysi vnímali ako ad hoc stav, stáva sa dnes normálom, ktorému sa musíme prispôsobiť všetci – či už mítingy priamo vedieme, alebo sa na nich zúčastňujeme.

V kultúre „remote first“ sa musíme naučiť využívať novinky, ktoré sa týkajú tak používania techniky, ako aj komunikácie medzi ľuďmi.

Aby sa kolegovia v miestnosti vedeli plnohodnotne spojiť s kolegami pracujúcimi z domu tak, aby sa jasne videli a počuli, treba nielen videokonferenčný softvér, ale aj veľkoplošné obrazovky, kvalitné webkamery a mikrofóny.

Vždy si pripomínajme, že ľudia, ktorí sa pripájajú online, sa môžu často cítiť znevýhodnení, pretože sa fyzicky nenachádzajú v kancelárii. Je pre nich ťažšie zapojiť sa do diskusie či vyjadriť svoj názor.

Tomuto by sme mali vedome predchádzať. Pri hybridných mítingoch je dôležité, aby bol každý účastník zapojený do diania rovným dielom – či už sa pripája z domu, alebo zo zasadačky.

Ako správne viesť porady v rámci nového normálu?

Okrem zvládnutia nastavenia videohovoru, ovládania kolaboračných nástrojov ako Webex, Microsoft Teams, Google Meet a Zoom či nástrojov na manažment projektov ako Asana, Trello či Notion, ktoré sa v mnohých firmách stali pravidelnými pracovnými nástrojmi práve počas pandémie, viesť hybridný míting si vyžaduje aj zlepšenie moderátorských zručností.

Napríklad taká jednoduchá vec ako hlasovanie pomocou zdvihnutej ruky alebo zapisovanie nápadov na tabuľu je zložitejšia, ak sa časť účastníkov pripája na diaľku.

V Slide vedieme hybridné mítingy už niekoľko rokov. Náš tím (momentálne 220+ ľudí) sa nachádza na 4 kontinentoch vo viac ako 25 krajinách. Náš office v Bratislave je našim kolegom síce plne k dispozícii, ale ktokoľvek môže pracovať z domu, kedykoľvek mu to vyhovuje.

Za tie roky sme zozbierali niekoľko praktík, ktoré nám výrazne pomáhajú každý deň zefektívniť naše hybridné mítingy. Spísali sme ich do nasledovných štyroch bodov. Dúfame, že vám pomôžu pripraviť sa na hybridný model a zvládnuť výzvy, ktoré prináša.

1. Položte základy asynchrónnej komunikácie

Dbať na rovnocennosť v tíme medzi tými, ktorí chodia do kancelárie, a tými, ktorí sa pripájajú z domu, by sa nemalo len počas mítingov – treba ju riešiť kontinuálne.

Vaši diaľkoví zamestnanci sa môžu často cítiť odlúčení od všetkého, čo sa deje v kancelárii. Nehovoriac o tom, že nie všetky dôležité konverzácie sa dejú len počas oficiálnych mítingov, čo spôsobuje, že ľudia na home office sú často vynechaní z debaty.

Zefektívnenie asynchrónnej komunikácie – čiže komunikácie, ktorá sa nedeje súbežne v tom istom čase – môže výrazne dopomôcť k tomu, aby sa vaši diaľkoví zamestnanci cítili byť rovnocennou súčasťou tímu. Tu je zopár rád, ako na to:

Využívajte naplno kanály na internú komunikáciu. Vytvorte si svoj tímový online messaging kanál, napríklad na Slacku, vo Webexe, v Microsoft Teams alebo pokojne aj na Facebook Messengeri, a diskutujte o všetkom dôležitom tam.

Diskutujte a poskytujte si navzájom spätnú väzbu online. Pridávajte všetky rozpracované dokumenty či čiastkové výsledky do vašich tímových komunikačných kanálov, pokojne aj do emailu. Potrebujete feedback na nový reklamný banner? Nahrajte ho do tímového četu. Každý člen tímu sa bude môcť vyjadriť a dať spätnú väzbu, či je fyzicky v kancelárii, alebo nie.

Spisujte zápisky z každého dôležitého meetingu. Určite niekoho z tímu, kto bude zodpovedný za zapisovanie poznámok z porád. Zdieľajte ich potom vo vašich interných kanáloch pre tých, ktorí sa na mítingu nezúčastnili, či tých, ktorí sa k určitým bodom chcú vrátiť.

Zbierajte otázky a nápady od kolegov ešte pred mítingom. Dajte každému členovi tímu rovnakú šancu sa zapojiť do diskusie. Pošlite im pred mítingom

Na čítanie potrebujete aspoň štandard predplatné.

Dnes na dennike.sk

Firmy

Ekonomika

Teraz najčítanejšie